Khi có dịp tiếp xúc với các chủ doanh nghiệp (DN) và trên các kênh thông tin đại chúng, chúng ta cũng gặp rất nhiều câu hỏi khác nhau về nghề quản trị văn phòng. Công việc văn phòng và đào tạo con người làm văn phòng có hoài bão nghề nghiệp, thái độ làm việc, trình độ nghiệp vụ chuyên môn, kỹ năng làm việc, kỹ năng giao tiếp – ứng xử, … như thế nào?
Đối với các bạn sinh viên đang học và chuẩn bị học ngành Quản trị văn phòng, chúng ta cần có những định hướng và phân tích các vấn đề liên quan đến lĩnh vực này. Qua đó, giúp các bạn có thêm những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để phục vụ cho mục đích học tập, và đặc biệt, tìm được môi trường phù hợp để làm việc sau khi tốt nghiệp.
Xin giới thiệu một số câu hỏi được đặt ra và được trả lời bởi nhóm nghiên cứu của TS. Nghiêm Kỳ Hồng (ĐH Quốc gia TP. Hồ Chí Minh) được Môi Trường Số đề cập ngay sau đây.
Câu hỏi 1: Theo bạn, văn phòng có vị trí quan trọng như thế nào đối với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp?
Trả lời:
- “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng” (Hồ Chí Minh, trong Công tác văn phòng cấp ủy Đảng, Nxb CTQG, 2001, tr 187)).
- Văn phòng có tầm quan trọng “đặc biệt”, vì:
- Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo CQ, DN;
- Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến tính chính xác và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo;
- Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còn diễn ra trong phạm vi toàn CQ, DN nên đã có tác động, tầm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của toàn bộ CQ, DN;
- Văn phòng là đầu mối giao tiếp, là bộ mặt của cơ quan, là “hình ảnh nhìn thấy” của một CQ, DN và do đó cũng gắn liền với uy tín, hiệu quả hoạt động của cơ quan và phản ánh chính năng lực quản lý, điều hành của người lãnh đạo CQ, DN đó. Tác giả Marc MC Cormack trong cuốn Những gì người ta không dạy bạn tại Truờng kinh doanh Harvard đã rất có lý khi cho rằng: “… bề ngoài của một văn phòng – gọn gàng sạch sẽ như thế nào, tổ chức ngăn nắp ra sao – có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến vấn đề hoàn thành công việc nhanh chóng …” và “Mức độ hiệu quả của một văn phòng tỷ lệ mật thiết với hình thức văn phòng đó trông có vẻ hiệu quả như thế nào” (Marc MC Cormack, Những gì người ta không dạy bạn tại Truờng kinh doanh Harvard, Nxb Thống kê, 1994, tr 247).
Câu hỏi 2: Vì sao văn phòng cơ quan, doanh nghiệp cần được hiện đại hóa?
Trả lời:
1. Xu thế phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hóa, xây dựng nền kinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa. Trong bối cảnh đó, văn phòng cần được nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới.
2. Xuất hiện bùng nổ thông tin, là hiện tượng phản ánh dưới dạng thông tin bởi sự hội tụ đột ngột của các yếu tố mang tính thời đại. Bùng nổ thông tin đã làm cho các nhà quản lý, các chủ DN hiểu ra rằng: thông tin là nguồn lực quan trọng nhất, vượt lên mọi nguồn lực khác, đúng như Mike Harvey, tác giả của cuốn Quản trị hành chính văn phòng đã khẳng định: “Trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền hiện nay, thông tin là nguồn lực quan trọng nhất hiện có”( Mike Harvey, Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thông kê, 1996, tr 13).
3. Thông tin vô cùng quan trọng và do vậy nắm lấy thông tin, xử lý tốt nhất thông tin phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, sản xuất và kinh doanh trở thành mục tiêu hàng đầu của mọi cấp quản lý. Văn phòng kiểu cũ không còn thích hợp nữa. Văn phòng ngày nay cần hướng toàn bộ hoạt động của mình vào xử lý thông tin và phải thực sự trở thành một trung tâm xử lý thông tin. Do vậy, các chủ DN đã giành sự thích đáng đến văn phòng, đến công việc quản trị văn phòng. Từ đó họ đã cùng các nhà quản trị học đầu tư thích đáng về tiền của, công sức, trí tuệ để nâng cấp văn phòng trở thành những văn phòng hiện đại (modern office).
Câu hỏi 3: Vậy, nội dung đổi mới, hiện đại hóa văn phòng là gì?
Trả lời:
1. Đổi mới nhận thức về vị trí, chức năng, phạm vi của văn phòng, công tác văn phòng. Cụ thể là:
a) Nhận thức đúng về vị trí, vai trò của văn phòng (Như đã nêu ở câu hỏi 1)
b) Quan niệm đầy đủ hơn về chức năng của văn phòng: Văn phòng vẫn thường thực hiện 2 chưc năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần. Tuy vậy, trong văn phòng hiện đại, xử lý thông tin và cao hơn nữa là chủ động xử lý thông tin được coi là hoạt động chủ yếu, bao trùm toàn bộ công việc văn phòng và do vậy, người ta nhấn mạnh họat động đó và cho rằng, đó là “Chức năng chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính của văn phòng hiện đại”(Nghiêm Kỳ Hồng – Lê Văn In – Phạm Hưng …, Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, Nxb Lao động, 2009, tr 14).
c) Ngày nay, người ta thường đưa ra phân biệt giữa 2 khái niệm công tác văn phòng và công việc văn phòng trên những khía cạnh sau đây:
- Công tác văn phòng: chỉ những hoạt động có tính chuyên trách về văn phòng trong bộ phận văn phòng/phòng hành chính; trong một không gian cụ thể là văn phòng/phòng hành chính và bằng những nhân viên văn phòng chuyên nghiệp.
- Công việc văn phòng: diễn ra trong toàn bộ CQ, DN; nhiều người trong CQ, DN, từ giám đốc, chuyên viên, kế toán viên, kỹ sư, nhân viên … đều làm các công việc văn phòng. Vì vậy, cần trang bị để họ có được những kỹ năng hành chính văn phòng cần thiết và chỉ như vậy mới có thể nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng nói riêng và của toàn CQ, DN nói chung.
2. Nội dung hiện đại hóa văn phòng
Các nhà nghiên cứu về quản trị văn phòng và câu nói sau đây của một vị lãnh đạo Việt Nam – ông Đỗ Mười đã giúp chúng ta nhận diện những nội dung của hiện đại hóa văn phòng: “Hiện đại hóa văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để tăng cường cơ sở vật chất cũng không khó lắm; cái quan trọng là phải đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại” (Đỗ Mười, Bài phát biểu tại Đại hội Đảng bộ Văn phòng TW, ngày 30/11/1994). Đó chính là cấu trúc 3 mặt cơ bản của văn phòng hiện đại:
a) Về trang thiết bị văn phòng
- Trang bị các thiết bị văn phòng hiện đại như phương tiện làm văn bản, sao nhân văn bản, thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn như internet,.. cùng các thiết bị viễn thông;
- Áp dụng mô hình Chính phủ điện tử (e-Government), văn phòng điện tử, hệ thống quản lý chất lượng ISO, v.v..
- Ứng dụng ngày càng rộng rãi các lĩnh vực khoa học, công nghệ mới vào công việc văn phòng như CNTT, kỹ thuật viễn thông; công thái học (ergonomics), công nghệ 5S của Nhật Bản, v.v..
b) Về nghiệp vụ hành chính văn phòng
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay như xây dựng chương trình công tác; soạn thảo, ban hành một văn bản; tổ chức một cuộc hội nghị; phân loại một khối hồ sơ tài liệu, v.v.. được thiết lập với những quy trình chặt chẽ, hoàn chỉnh theo các tiêu chuẩn, định mức kinh tế – kỹ thuật và với sự hỗ trợ đắc lực của các trang thiết bị văn phòng hiện đại đã làm cho hoạt động hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt và hiệu quả ngày càng cao.
c) Về con người làm công tác văn phòng
Con người làm văn phòng hiện đại cần được đào tạo theo yêu cầu của lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ và năng động ngày càng cao; có hoài bão nghề nghiệp, quan tâm đến lợi ích của cơ quan, doanh nghiệp; có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng làm việc, nhất là kỹ năng xử lý thông tin, chủ yếu là thông tin văn bản và kỹ năng giao tiếp – ứng xử, v.v..
Câu hỏi 4: Để được tuyển dụng vào làm việc trong các cơ quan, doanh nghiệp, người lao động văn phòng cần có những kỹ năng cơ bản nào?
Trả lời:
1. Trước hết, người lao động văn phòng cần hiểu đúng kỹ năng làm việc/kỹ năng tổ chức công việc/kỹ năng hành chính là gì để theo học các trường lớp phù hợp và tự học tập, rèn luyện đúng hướng và có hiệu quả?
Đó là: “là khả năng vận dụng những kiến thức thu nhận được về một lĩnh vực nào đó vào công việc thực tế; là sự kết hợp giữa kiến thức chuyên môn và kỹ năng tổ chức thực hiện các quy trình làm việc (Tô Tử Hạ, Từ điển Hành chính, Nxb Lao động – Xã hội, 2003, tr 151).
2. Các kỹ năng cơ bản cần thiết của một quản trị viên văn phòng, một thư ký văn phòng, nhân viên văn phòng chuyên nghiệp là:
a) Thiết kế, phân tích, phân công công việc
b) Hoạch định công việc, lập chương trình, kế hoạch công tác
c) Tổ chức hội họp
d) Thu thập và xử lý thông tin
đ) Xây dựng quy chế làm việc
e) Đảm bảo điều kiện làm việc
g) Giao tiếp – ứng xử trong CQ, DN
h) Soạn thảo văn bản
i) Tổ chức công tác văn thư
k) Tổ chức công tác lưu trữ
l) Các kỹ năng khác có liên quan như: quản trị nhân sự, kế tóan, làm việc nhóm, tổ chức sự kiện, quan hệ công chúng, diễn đạt (nói và viết), v.v..
Câu hỏi 5: Câu hỏi tình huống khi đi phỏng vấn xin việc nghề Quản trị văn phòng
Giám đốc DN có nhu cầu tuyển dụng đưa ra một tình huống cho một sinh viên vừa tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng đến dự tuyển: Buổi sáng, Giám đốc đi họp vắng, khoảng 10h mới về lại DN, thư ký giám đốc trực ở văn phòng. Lúc 8h, có cuộc điện thoại từ một khách hàng đề nghị được làm việc trực tiếp với giám đốc và tốt nhất là ngay trong buổi sáng đó về một vấn đề rất quan trọng. Là một thư ký, cô xử lý như thế nào?
Trả lời của Thư ký:
- Đáp án 1: Hỏi ai đó? có việc gì không? rồi báo cho khách hàng là Giám đốc đi vắng và vội vã cúp máy để làm việc khác.
- Đáp án 2: Hỏi khách hàng muốn liên hệ về gì rồi ghi lại số điện thoại và báo cho khách hàng sẽ đến là việc vào dịp khác sau khi đã xin ý kiến Giám đốc.
- Đáp án 3:
- Sau khi nghe ý kiến khách hàng, Thư ký ghi lại đầy đủ thông tin vào tờ Phiếu nhắn tin (theo mẫu in sẵn) và sau đó đặt lên bàn Giám đốc ở một vị trí mà Giám đốc dễ nhìn thấy nhất khi trở về DN.
- Đồng thời, Thư ký trao đổi với khách hàng: “Xin Ông thông cảm! Giám đốc của tôi đi vắng, theo lịch làm việc, 10h mới trở lại Công ty. Nếu Ông sắp xếp được thì tôi sẽ liên lạc ngay với Giám đốc, để nếu Giám đốc của tôi đồng ý và về Công ty đúng như lịch làm việc, thì sẽ sắp xếp để Ông có thể làm việc với Giám đốc của tôi ngay trong sáng nay. Khoảng 30 phút sau, xin Ông vui lòng liên hệ lại với VP Công ty theo số máy này.
- Sau khi điện thoại với Giám đốc và báo cho khách hàng 10h đến làm việc, Thư ký chuẩn bị: 1) Hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nội dung công việc như khách hàng đề nghị; 2) Sắp xếp bàn tiếp khách với trà nước, một chút trái cây như thường lệ Giám đốc vẫn dùng để tiếp khách; 3) Ghi biên bản cuộc làm việc và có thể hoàn tất Biên bản ghi nhớ về buổi làm việc ngay khi cuộc họp kết thúc; v.v..
Nhận xét: Đáp án 3, thể hiện Thư ký là người chủ động, biết tự hoạch định công việc; biết thực hiện các thủ tục công việc hợp lý, chặt chẽ; có thái độ tôn trọng lợi ích của công ty; giao tiếp – ứng xử tốt, … và như vậy, trong con mắt của Giàm đốc và khách hàng, bạn không còn là một chân “sai vặt”.
Câu hỏi 6: “Bạn muốn đề nghị mức lương bao nhiêu?”. (Câu hỏi cuối có tính “sinh tử” trong các cuộc phỏng vấn mà nhà tuyển dụng thường đặt ra).
Gợi ý về cách trả lời:
1) Đầu tiên, bạn cần tìm hiểu: khung lương của công ty (công ty lớn đều có) để đưa ra mức phù hợp
2) Gặp câu hỏi đó, bạn không nên trả lời trực tiếp, mà nên nói rằng: “Tôi cần tìm hiểu thêm về công việc trước khi thảo luận các vấn đề về lương bổng” à Rồi đặt ra câu hỏi để hiểu thêm về yêu cầu công việc à Cân nhắc xem khả năng mình có đáp ứng được không à Có thể đặt câu hỏi: mức lương tương ứng dành cho vị trí tương đương hoặc khung lương công ty quy định cho vị trí đó là bao nhiêu?
3) Khi đã nắm được thông tin mới đưa ra mức lương đề nghị trong cuộc phỏng vấn hay sẽ trả lời sau.
4) Khi nhà tuyển dụng từ chối mức lương bạn đưa ra hoặc gợi ý một mức thấp hơn (nhưng vẫn trong khung) thì xử trí:
- Nêu vấn đề với nhà tuyển dụng về khả năng nổi trội của minh có thể hoàn thành xuất sắc công việc để có thể thuyết phục,
- Nếu nhà tuyển dụng vẫn kiên quyết với mức lương đã đưa ra thì có thể hỏi rõ: nếu mình hoàn thành tốt trong một khoảng thời gian nào đó có được điều chỉnh mức lương không?
5) Một số lưu ý:
- Không nên coi nhẹ câu hỏi này, vì đây là điều tế nhị, nhạy cảm do việc đề nghị mức lương nói lên nhiều điều.
- Chuẩn bị kỹ cho cuộc phỏng vấn (Tham khảo bộ 66 câu hỏi ở sách Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại hiện đại, tr 488- 497);
- Tự tin nhưng không khoác lác hoặc quá đề cao mình, thẳng thắn nhưng không sỗ sàng, khéo léo nhưng không quá “khiêm tốn” do sức ép về việc làm (kể cả mức lương);
- Có nhiều thông tin về đối tác.
(Nguồn: Báo Tuổi trẻ Tp. Hồ Chí Minh, ngày 11/10/2011).
Câu hỏi 7: “Liều thuốc” vượt qua vòng thử việc là gì?
Trả lời:
a) Tập trung chuyên môn để nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, vì “Kết quả công việc là cách tốt nhất làm hài lòng bất cứ ai” và “Chất lượng công việc sẽ giúp bạn thăng tiến nhanh và mở ra nhiều cơ hội lớn, chứ lương bổng không nên là mục tiêu tiên quyết khi chọn công việc và môi trường thử việc”.
b) Quan sát, tìm hiểu văn hóa công ty, tính cách của sếp và đồng nghiệp.
c) Quan tâm mọi người, chia sẻ những khó khăn với đồng nghiệp và sếp trực tiếp để mọi người hiểu nhau hơn.
d) Chủ tâm học hỏi, tích lũy kinh nghiệm, chủ động đề xuất ý tưởng, trò chuyện với sếp về công việc.
e) Quản lý thời gian hiệu quả, luôn có thái độ tự tin, cầu tiến
f) Những điều cần tránh:
- đi trễ giờ,
- góc làm việc lộn xộn,
- nói xấu người khác,
- tự kiêu, giấu dốt,
- đùn đẩy công việc
Một vài câu chuyện về hiện đại hóa văn phòng, đào tạo các kỹ năng làm việc cho nhân viên văn phòng và giao tiếp – ứng xử trong văn phòng…, được nêu lên như những khuyến nghị đối với người đào tạo, người sử dụng kết quả đào tạo và với cả những nhân viên văn phòng đang làm việc trong các cơ quan, doanh nghiệp. Hi vọng sẽ mang lại những chia sẻ quý báu cho các bạn sinh viên ngành Quản trị văn phòng.
Cùng chuyên mục: