Khi soạn thảo văn bản với MS Word, đôi khi xuất hiện dòng đầu tiên của đoạn văn nằm ở cuối trang (dòng phụ). Hoặc dòng cuối cùng của đoạn văn nằm riêng ở đầu trang tiếp theo (dòng đơn lẻ). Điều này làm tính liên tục khi đọc đoạn văn bị gián đoạn. Bài viết này, Môi Trường Số chia sẻ cách kiểm soát ngắt dòng trong đoạn văn MS Word.
Khi số dòng trong đoạn văn bản cuối cùng của một trang nhiều hơn số dòng còn lại của trang đó thì ta có thể chọn một trong các trường hợp sau:
- Đoạn văn bản cuối cùng đó phải chuyển sang trang sau. Tức là, trang trước đó bị trống một đoạn.
- Các dòng còn lại của đoạn văn bản cuối đó được chuyển sang trang sau. Tức là, một đoạn nhưng nằm trên hai trang: Đây là trường hợp thông thường, ta nên chọn nó.
- Tương tự trường hợp thứ 2, nhưng nếu chỉ có một dòng ở trang sau thì MS Word mang đủ hai dòng sang trang hai. Tức là, trang trước luôn phải bị trống ít nhất một dòng.
Ngắt dòng trong đoạn văn MS Word như thế nào?
Chúng ta xem ví dụ sau đây:
Trong ví dụ này, một phần văn bản của đoạn văn ở trang 5 bị đẩy sang trang sau. Trong khi cuối trang số 5 còn một khoảng trống khá lớn. Tuy nhiên chúng ta không thể di chuyển phần văn bản ở trang sau lên trang 5 được.
Vì sao có tình huống này?
Đây là do chúng ta thiết lập kiểm soát ngắt dòng văn bản trong đoạn văn MS Word. Trong MS Word có các lựa chọn ngắt dòng như sau:
- Widow/Orphan control: Ngăn không cho một dòng nào của đoạn văn được để nguyên ở đầu hoặc cuối trang. Thuộc tính này được bật theo mặc định cho tất cả các kiểu trong Word.
- Keep lines together: Giữ tất cả các dòng của một đoạn văn lại với nhau. Nghĩa là, nó giữ cho một đoạn văn không bị tách thành hai trang.
- Keep with next: Ngăn không cho hai đoạn văn bị phân tách trên hai trang.
Lưu ý quan trọng: Chúng ta có thể nghĩ rằng “Keep with next” sẽ đảm bảo rằng ít nhất hai dòng của đoạn văn sẽ “dính vào” đoạn sau qua ngắt trang. Rốt cuộc, không có lý do gì để giữ toàn bộ đoạn văn lại với nhau trừ khi “Giữ các dòng lại với nhau” cũng được bật.
Điều này không phải lúc nào cũng đúng: Khi hai đoạn văn được “dán lại với nhau”, đoạn thứ hai được phép kéo dài ngắt trang với điều kiện ít nhất vẫn còn 2 dòng trên trang trước và đoạn đầu tiên có thể vẫn được tách ra nếu nó đã được tách. Nhưng nếu đoạn đầu tiên nằm hoàn toàn trên trang trước thì không nên tách: toàn bộ đoạn văn sẽ chuyển sang trang tiếp theo, thường để lại một khoảng trống lớn ở cuối trang trước đó.
- Page break before: Tạo ngắt trang trước đoạn văn. Tuy nhiên, không giống như ngắt trang thủ công được chèn bằng Ctrl + Enter, nó không được trình bày trực quan trong tài liệu và không kế thừa các thuộc tính của đoạn sau.
Cách kiểm soát ngắt dòng trong đoạn văn MS Word
Khi đoạn văn có 1 đến 2 dòng cuối cùng nhảy sang trang sau. Hoặc 1 đến 2 dòng đầu tiên của đoạn nằm ở trang trước, các dòng còn lại ở trang sau.
Chúng ta xử lý tình huống như sau:
Cách thực hiện:
Đặt con trỏ vào đoạn muốn tách với trang trước. Sau đó vào tab Home, chọn Paragraph, chọn Tab Line and Page Breaks. Sau đó tick chọn Widow/Orphan control hoặc Keep lines together
- Nếu chọn Widow/Orphan control, MS Word sẽ lấy thêm một dòng ở trang trên đưa xuống trang dưới.
- Nếu chọn Keep lines togetther, MS Word sẽ đưa toàn bộ đoạn văn bản này xuống trang dưới.
Kết quả như sau:
Tổng kết
Việc kiểm soát ngắt dòng trong đoạn văn MS Word tùy thuộc chủ đích của mỗi người. Có những lúc cần sự liền mạch trong văn bản. Có những lúc cần sự rõ ràng trong từng đoạn văn. Do vậy, chúng ta lựa chọn kiểm soát ngắt dòng cho phù hợp. Chúc các bạn thành công.
Cùng chuyên mục: