Định dạng Tab trong soạn thảo văn bản MS Word

Trong khi làm việc với văn bản, bạn cần phải định dạng theo những yêu cầu khác nhau. Trong đó có định dạng Tab. Tuy nhiên, rất nhiều bạn cảm thấy lúng túng khi định dạng văn bản sử dụng điểm Tab. Bài viết này, Môi Trường Số hướng dẫn định dạng Tab trong soạn thảo văn bản.

Điểm dừng Tab là gì?

Điểm dừng Tab (Tab Stop) là vị trí được đặt trên thước (ruler) ngang trong cửa sổ soạn thảo. Khi người dùng nhấn phím Tab (trong bảng – Table – nhấn Ctrl + Tab) thì con trỏ lập tức di chuyển đến vị trí đã đặt.

Các loại điểm dừng Tab

Trong MS Word, có 5 loại điểm dừng Tab:

  • Left Tab: Tab trái, tất cả các dòng trong đoạn đều canh lề bên trái điểm dừng tab
  • Right Tab: Tab phải, tất cả các dòng trong đoạn đều canh lề bên phải điểm dừng tab
  • Center Tab: Tab giữa, tất cả các dòng trong đoạn đều canh giữa so với điểm dừng tab (sử dụng trục đối xứng chia đôi văn bản thành 2 nửa đều nhau)
  • Decimal Tab: Thường dùng để định dạng số thập phân. Các giá trị được canh lề dựa vào dấu chấm (phần phân cách giữa phần nguyên và phần thập phân)
  • Bar Tab: Biểu tượng tab thanh là một đường thẳng dọc (|). Các tab thanh không căn chỉnh văn bản. Thay vào đó, tab thanh sẽ thêm một đường thẳng dọc tại điểm của tab thanh. Dòng sẽ là độ dài của các dòng đã chọn.

Cách chọn điểm Tab và đặt điểm dừng Tab trên thước

Để chọn điểm Tab, các bạn di chuyển con trỏ chuột đến vị trí giao nhau giữa thước ngang và thước dọc. Sau đó, nhấn chuột để chọn. Mỗi lần click chuột, điểm dừng Tab sẽ thay đổi.

Microsoft Word tab options

Sau khi chọn điểm Tab, để đặt điểm dừng trên thước, chúng ta di chuyển con trỏ trên thước ngang và click chuột vào vị trí cần đặt.

Định dạng Tab trong soạn thảo văn bản

Giả sử chúng ta cần định dạng đoạn văn theo mẫu dưới đây:

Ở ví dụ trên, chúng ta thấy văn bản được chia làm 3 cột, tương ứng 3 điểm dừng tab. Trong đó:

  • Cột thứ nhất, sử dụng Tab trái (Left Tab)
  • Cột thứ hai, sử dụng Tab phải (Right Tab)
  • Cột thứ ba, sử dụng Tab giữa (Center Tab)

Phần khoảng cách giữa điểm Tab thứ nhất với điểm Tab thứ hai được định dạng dấu chấm (…). Phần khoảng cách giữa điểm Tab thứ hai với điểm Tab thứ ba được định dạng dấu gạch nối (—)

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Soạn thảo văn bản (thô), theo thứ tự trái qua phải, trên xuống dưới

Bước 2: Chọn tất cả các đoạn có định dạng giống nhau. Sau đó xác định điểm Tab và đặt vị trí trên thước ngang

Bước 3: Tại mỗi dòng của văn bản, đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn sử dụng điểm Tab. Sau đó nhấn phím Tab

Bước 4: Định dạng in đậm (Ctrl+B), nghiêng (Ctrl+I) cho dòng Tiêu đề đầu tiên

Bước 5: Định dạng phần khoảng cách cho các dòng (không thực hiện dòng tiêu đề)

Sử dụng chuột, chọn tất cả các dòng cần tạo khoảng cách (là dấu chấm, dấu gạch nối). Lưu ý: Trong ví dụ mẫu, dòng tiêu đề không định dạng khoảng cách nên không chọn.

Sau đó, nhấn đúp chuột (double click) vào 1 trong 3 điểm Tab đã đặt ở trên thước để mở hộp thoại định dạng Tab.

Hoặc có thể mở từ phần mở rộng của ribbon Paragraph:

Access paragraph settings in Microsoft Word

Định dạng khoảng cách giữa các điểm Tab

Tiếp theo, như đã phân tích, trên thước có 3 vị trí tab được đặt: 1cm, 9cm14cm. Trong đó, vị trí tab thứ nhất tại điểm 1cm cho lần nhấn phím Tab đầu tiên. Vị trí tab thứ hai tại điểm 9cm cho lần nhấn phím Tab tiếp theo. Và vị trí 14cm cho lần nhấn Tab sau cùng.

Để định dạng khoảng cách giữa vị trí Tab thứ nhất và Tab thứ 2 là dấu chấm, các bạn chọn giá trị 9 cm trong mục Tab stop position như dưới đây. Sau đó chọn mục 2…… trong phần Leader, tiếp theo nhấn Set.

Để định dạng khoảng cách giữa vị trí Tab thứ hai và Tab thứ 3 là dấu gạch nối, các bạn chọn giá trị 14 cm trong mục Tab stop position như dưới đây. Sau đó chọn mục 3 —— trong phần Leader, tiếp theo nhấn Set.

Sau khi thiết lập xong, chọn OK để hoàn tất.

Còn một bước định dạng nữa như trong bài ví dụ, đó là tạo danh sách có thứ tự (numbering) cho các danh mục. Các bạn dùng chuột bôi chọn các đoạn, sau đó chọn ribbon Home, trong mục Paragraph chọn Numbering như hình dưới đây:

Sử dụng công cụ Left Indent để di chuyển khối văn bản sang trái

Và đây là kết quả cuối cùng:

Gỡ bỏ điểm dừng Tab

Để xóa bỏ các điểm dừng Tab, cách đơn giản nhất: các bạn chỉ cần nhấn chuột vào từng điểm tab trên thước và kéo thả xuống vùng soạn thảo là xong.

Thật đơn giản phải không các bạn. Chúc các bạn thành công nhé.