Trong khi soạn thảo các tập văn bản dài, hoặc như các bài tiểu luận, bài tập lớn, bài thu hoạch… Yêu cầu không thể thiếu là tạo mục lục. Tuy nhiên, có nhiều bạn chưa biết cách tạo tự động, vẫn phải thực hiện thủ công. Điều đó gây ra những khó khăn nhất định.
Sau đây, Môi trường số xin giới thiệu cách tạo mục lục tự động trong MS Word. Với các tạo này, khi có sự thay đổi về nội dung và số trang văn bản, chỉ cần một thao tác đơn giản là có thể cập nhật lại danh mục mà không cần phải dò tìm lại để cập nhật.
Bắt đầu tạo mục lục tự động với MS Word
Trước hết, giả sử chúng ta đã có tệp tài liệu với đầy đủ đề mục và nội dung, như ví dụ dưới đây:
Yêu cầu cần tạo mục lục với kết quả như sau:
Bước 1: Tạo danh sách các đề mục cho mục lục tự động trong MS Word
Để thực hiện, chúng ta mở cửa sổ hiển thị Navigation Pane nhằm dễ quan sát và theo dõi khi thực hiện
Từ tab VIEW, chọn Navigation Pane, sẽ xuất hiện Navigation như hình dưới.
Tiếp theo, từ Tab References, chúng ta lần lượt thiết lập đề mục cấp 1, cấp 2, cấp 3… cho mục lục
- Chọn (bôi đen) đề mục cần tạo cấp 1 (Level 1), sau đó chọn Add Text, chọn Level 1
- Chọn (bôi đen) đề mục cần tạo cấp 2 (Level 2), sau đó chọn Add Text, chọn Level 2
- Tiếp tục thực hiện cho Level 3
Mặc định hiện thị có 3 cấp từ Level 1 đến Level 3. Nếu chúng ta muốn tạo thêm Level 4, Level 5… để thực hiện, khi chọn các danh mục, nhấn phím Ctrl để thực hiện chọn nhiều hơn 3 danh mục. Khi đó sẽ xuất hiện thêm Level 4, 5… trong phần Add Text.
Kết quả sau khi thực hiện, trong phần hiển thị Navigation sẽ như hình dưới đây:
Bước 2: Tiến hành tạo mục lục
Chúng ta cần lưu ý: Mục lục thường ở trang đầu tiên (sau trang bìa), hoặc là trang cuối cùng trong văn bản. Và dĩ nhiên, trang mục lục sẽ không được đánh số trang, điều đó có nghĩa, nó sẽ nằm ở một section độc lập so với các trang khác trong văn bản.
Để tạo section break, đặt con trỏ vào vị trí cuối cùng của trang muốn ngắt, sau đó vào Page Layout, chọn Insert, chọn Next Page, như hình sau:
Lúc này, tệp văn bản đã được tách thành 2 section. Điều tiếp theo, là thiết lập đánh số trang cho phần nội dung văn bản (trừ trang phụ lục, và các trang mà chúng ta không muốn đánh số trang)
Trước hết, thiết lập số thứ tự trang bắt đầu sẽ được hiển thị, ví dụ: 1, 4, 9…
Vào tab Insert, chọn Page Number và chọn Format Page Number (như hình sau)
Cửa sổ Format Page Number xuất hiện, chúng ta chọn phần Page numbering, lựa chọn Start at là 1 (tùy vào yêu cầu mà chúng ta chọn số bắt đầu là bao nhiêu), sau đó chọn OK
Lúc này, chúng ta sẽ đánh số trang, thao tác: Insert, chọn Page Number, Bottom of page (tùy cách đánh số trang tại đầu trang hay chân trang).
Lúc này, cả 2 section (section 1 là phần Mục lục, section 2 là phần Nội dung) đều được đánh số trang. Chúng ta cần loại bỏ số trang ở phần Mục lục. Muốn vậy, ta phải loại bỏ liên kết giữa 2 section. Quan sát hình sau:
Để con trỏ chuột trong section 2 và nhấn chọn (để hủy) Link to Previous.
Đến đây, 2 section đã không còn liên kết với nhau. Ta có thể xóa số trang của section 1 (mục lục) mà không ảnh hưởng gì đến section 2.
Bước 3: Cập nhật và chèn mục lục tự động vào trang MỤC LỤC
Đặt con trỏ vào sau chữ MỤC LỤC (có thể tạo trước đó, hoặc tạo sau nếu chưa có). Tiếp theo, vào References, chọn Table of contents
Có khá nhiều tùy chọn trong phần Automatic, chúng ta có thể tự thiết lập theo phong cách riêng (nếu muốn) bằng cách chọn Custom Table of Contents… như hình dưới đây:
Sau khi thiết lập xong, nhấn OK, và …. đây là kết quả:
Ok, đến đây chúng ta đã hoàn thành phần tạo mục lục tự động. Trong quá trình soạn thảo, nếu có sự thay đổi về nội dung, một số đề mục bị thay đổi về số trang. Để cập nhật tự động, các bạn vào References, chọn Update Table là xong.
Chúc các bạn thành công.
Cùng chuyên mục: