Nếu bạn cần tạo một thư mời để gửi đi cho nhiều người. Nội dung và cấu trúc thư là như nhau, chỉ khác nhau về thông tin người nhận. Giải pháp cách sử dụng Mail Merge trong Word sẽ giúp bạn đơn giản hóa để thực hiện việc này.
Mail Merge là gì?
Giả sử bạn cần soạn một mẫu thư mời. Theo cách làm thông thường, bạn in mẫu thư này, sau đó ghi thông tin người nhận và gửi đi.
Vậy trong trường hợp có vài chục đến hàng trăm hàng nghìn người nhận, chúng ta phải mất quá nhiều thời gian cho việc ghi thông tin người nhận.
Để giảm thiểu công sức và rút ngắn thời gian. Microsoft Word hỗ trợ tính năng Mail Merge. Đây là tính năng giúp chúng ta tạo ra một mẫu thư mời, hoặc mẫu bì thư… Sau đó trộn mẫu này với danh sách dữ liệu để tạo ra một văn bản hoàn chỉnh. Việc cần làm tiếp theo là in ra và gửi đi.
Cách sử dụng Mail Merge
Bước 1: Chuẩn bị tài liệu
Trước khi bắt đầu, chúng ta cần chuẩn bị 2 tệp tin:
- Tệp mẫu thư mời, nhãn, hoặc mẫu bì thư
- Tệp dữ liệu (bao gồm các cột thông tin của người nhận: họ tên, địa chỉ, điện thoại…)
Lưu ý: Để đảm bảo các bước thực hiện không xảy ra sự cố, Tệp dữ liệu chúng ta nên lưu với tên không chứa dấu tiếng Việt. Ví dụ: danhsach.doc, dulieu.docx…
Bước 2: Các bước thực hiện
1.Mở tài liệu Word và nhập tin nhắn của bạn. Bỏ qua các yếu tố được cá nhân hóa (ví dụ: tiêu đề, tên, thành phố, v.v.). Hiện tại, bạn chỉ có thể để lại một khoảng trống cho nơi bạn muốn chèn các phần tử này, như sau:
2. Soạn tệp dữ liệu bao gồm thông tin được trộn ghép vào mẫu thư. Lưu và đóng tệp này lại
| Name | Address | Phone | |
| David Beckham | New York | [email protected] | (+23)8437459843 |
| Raul | Madrid | [email protected] | (+67)9473434 |
| Sergio | Buenos Aires | [email protected] | (+011)4579458845 |
3. Tại tệp mẫu thư, vào Tab Maillings, sau đó chọn Start Mail Merge và chọn Step-by-Step…
4. Tiếp theo, xuất hiện bảng hướng dẫn thực hiện các bước bên phải màn hình làm việc. Các bạn chọn mẫu thư theo yêu cầu
Mẫu thư Mail Merge bao gồm:
- Letters: mẫu thư
- E-mail messages: mẫu email
- Envelopes: mẫu bì thư
- Labels: nhãn
Sau đó, các bạn nhấn chọn Next: Starting document (2) để tiếp tục
6. Tại bước 2, chúng ta chọn tài liệu và lựa chọn danh sách dữ liệu. Bằng cách này, các bạn chọn mục số (1) Use the current document để chọn mẫu thư hiện tại, và chọn mục số (2) để chuyển sang bước chọn dữ liệu.
7. Tại Step 3, bước chọn danh sách dữ liệu bằng cách chọn User an existing list (danh sách đã có) và nhấn chọn Browse để tìm đến file này.
- Các bạn tìm chọn file danhsach.docx sau đó nhấn Open
8. Tại bước này, các bạn tick chọn những người được đưa vào danh sách, hoặc chọn tất cả, sau đó nhấn OK.
9. Tiếp theo, di chuyển con trỏ đến vị trí muốn chèn các trường dữ liệu. Tại mỗi vị trí, các bạn chọn Insert Merge Field > Chọn thông tin muốn chèn (Name, Address, Email, Phone)
Đến đây là đã hoàn thành việc trộn thư rồi đấy. Cùng xem kết quả thực hiện:
Xuất kết quả Mail Merge ra máy in hoặc ra tệp lưu giữ
Tại cửa sổ trộn thư, chọn Print (để in) hoặc Edit individual letters… (để xuất ra tệp lưu giữ) như hình sau
Tiếp theo, có 3 lựa chọn để chúng ta thực hiện:
- All: tất cả
- Current record: Mẫu thư hiện tại
- From … To …: từ mẫu thư thứ … đến mẫu thư thứ …
Cách sử dụng Mail Merge để tạo nhãn
Việc tạo nhãn (labels) để dán vào bì thư hay tệp tài liệu, cũng được thực hiện giống như tạo mẫu thư. Chỉ khác biệt ở phần tạo mẫu.
Nếu mẫu thư mời là phần văn bản dễ thực hiện, thì tạo nhãn gặp khó khăn đôi chút khi phải thiết kế kích thước sao cho phù hợp.
Các bước thực hiện như sau:
1. Từ Maillings, chọn Start Mail Merge và Step-by-Step như ở phần trước đã làm.
2. Tiếp theo, chọn Labels (1) như hình sau:
3. Sau đó chọn Next: Starting document (2), và sau đó chọn các thông số như hình dưới đây:
4. Sau khi nhấn OK, chúng ta chuyển sang bước chọn danh sách người nhận: Từ Maillings, chọn Select Recipients > Use an Existing List.
5. Tiếp tục, chọn tệp chứa danh sách người nhận.
6. Quay trở lại tab Maillings, chọn Address Block
Nếu cách hiển thị không giống như bạn muốn, hãy chọn Match Fields, điều chỉnh lại cách hiển thị và chọn OK
7. Bây giờ bạn sẽ thấy <<AddressBlock>> trong nhãn. Đi tới Mailings > Update Label để thêm <<AddressBlock>> vào tất cả các nhãn.
9. Các nhãn đã được thêm vào. Để hợp nhất các nhãn, chọn Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents.
Tổng kết
Như vậy, Môi Trường Số đã hướng dẫn các bạn cách thực hiện trộn thư và tạo nhãn bằng Mail Merge. Hi vọng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn. Chúc các bạn thành công!
Cùng chuyên mục: